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年末年始でたまった仕事を効率よく片付ける方法

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年末年始は、いかがお過ごしでしたでしょうか?

今年のお正月は結構長かったので、頭も体もなまっている方も多そうですね。今回は、年末年始でボケボケになった頭と体を元に戻すための良い方法をご紹介します。

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たまった仕事がどれくらいあるか? 調べる

どんな仕事がたまっているか、おぼえていますか?

年が明けると、昨年のことは覚えてないもの。昨年やり残した仕事がどんなものがあったのか、全部覚えている人はほとんどいないと思います。まずは、それらを一つ一つ思い出して整理しましょう。

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社内の人に聞く

社内の仕事は、社内の人に聞くのが一番早いです。年始の挨拶とともに、できれば後輩や部下に聞いてみます。

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メールを読んでみる

去年のメールを1ヶ月分ほど目を通してみましょう。一つ一つの内容まで読んでると時間がいくら合っても足りなくなるので、タイトルを流し読みしてみましょう。

得意先へ挨拶にいく

得意先に挨拶に行けば、まず何から手をつければいいのかが明確になっていくかと思います。

得意先の顔を思い浮かべながら、思い出したものをメモしていく

得意先のことを考えながら、やらないといけないタスクを書き留めていきましょう。

たまった仕事を、どうさばく?

仕事に期限を設ける

具体的に完了すべき仕事に期限を設けて、はっきりさせましょう。ゴールが見えない仕事は、生産性の低下をまねきます。

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すきま時間を有効に使う

すきま時間とは、電車の中や待ち時間や移動中の時間のことです。この時間を有効的に活用します。

たとえば、会社の会議資料のチェック、部下から提出された書類の確認など、主にルーチンワークと呼ばれるものを、すきま時間にやるようにします。これによって、仕事を少しでも早く進めることができるようになります。

もちろんしっかり休憩をとることも忘れてはいけません。

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予定は、詰め込みすぎない

スケジュールの5割程度は、スケジュール通り、いかないものです。何かトラブルが生じたとしてもスケジュール通り進められるように、予定は詰め込み過ぎないことが最も大事です。

もしくは、詰め込んだとしても変更が効くようなスケジュールにしておくことも大事です。

仕事の優先順位を建てる

今やるのか、後でもいいのか、しっかり優先順位を立てましょう。優先順位を立てれば余計なトラブルを回避できたり周りの評価も得られるようになります。

スケジュール管理にはツールが便利

スケジュールの進捗を管理するには、ツールを使うのが最も効率的です。

手帳でもITツールでも構いませんが、手帳でしたら、「ほぼ日手帳」がおすすめです。一日1ページたっぷり書けますので時間管理にもってこい。また1ページ1つ格言的な言葉もついててお得感満載。

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ITツールなら、簡単なものは、グーグルカレンダーなどはいかがでしょうか。

グーグルカレンダーは、他の人とのスケジュールの共有が簡単にできるので、例えばアポ取りと商談者を分担している会社であれば、いちいちメール連絡しなくてよくなるので、とても効率的です。

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他にもたくさんのプロジェクトツールがスマートフォンのアプリなどがあります。

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